Estas son las diferencias entre factura y recibo

Diferencias entre factura y recibo: 4 pasos para saber identificarlas

¿Sabes cuáles son las diferencias entre recibo y factura? Llega el momento. Toca enfrentarse a la documentación con la que justificar gastos frente a Hacienda. Abres el cajón donde almacenas los papeles y te encuentras con una montaña de documentos. El siguiente paso es seleccionarlos pero no sabes las diferencias entre recibo y factura. 

Aunque las dos se refieran al coste del producto o servicio esto no significa, ni mucho menos, que sean iguales. Aquí te vamos a enseñar las características de cada documento para que aprendas a diferenciarlos de un modo fácil y sin quebraderos de cabeza. Atento porque desde ahora te convertirás en un verdadero experto.

 

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Diferencias entre recibo y factura

Vamos a resumir en cuatro aspectos las principales características que te ayudarán a ver las diferencias entre recibo y factura.

  1. Respecto al pago.

El recibo se emite cuando se ha realizado el pago. Nunca se puede hacer por anticipado ya que registra que se ha entregado una cantidad de dinero a cambio. Es, por tanto, el documento que justifica que has realizado una compra y pagado por ella.

Sin embargo, la factura se hace cuando ya se ha prestado el servicio o entregado el producto, pero aún no ha habido pago a cambio. Es, por decirlo de modo sencillo, el documento por el que se reclama que se salde el coste.

  1. Documento con carácter tributario.

Otra de las diferencias entre estos dos documentos es que uno sirve como justificante tributario y el otro solo como un comprobante de haber realizado un abono. Para justificar gastos con Hacienda tienes que hacerlo mediante la presentación de las facturas. Un recibo no te servirá de nada.

  1. Datos imprescindibles.

 En toda factura tienen que aparecer algunos datos indispensables como los impuestos desglosados con el porcentaje que se aplica sobre el servicio o producto. También tiene que completarse con información del cliente: el nombre, NIF o CIF y la dirección. Además, las facturas tienen que tener una numeración correlativa, deben poner la fecha en la que se expide y el método mediante el que hacer el pago.

Por el contrario, en los recibos no tienen por qué aparecer reflejados estos datos ya que solo tienen una finalidad informativa. Es decir, está bien para que conozcas el IVA que se cobra en una comida pero no te servirá para añadirlo a tu declaración. Tampoco llevan datos del pagador.

  1. Devoluciones.

A la hora de realizar una devolución lo que necesitas es el recibo, ya que es el justificante de que has realizado el pago. La factura puede llegar con anterioridad, como te hemos explicado, sin necesidad de que se haya efectuado ningún cobro por el servicio o producto. No obstante, la mayoría de los establecimientos aceptan las facturas como justificantes de pago para hacer devoluciones.

 

La factura simplificada

Ahora que los términos comenzaban aclararse aparece otro documento que viene a enmarañar, un poco más, las diferencias entre el recibo y la factura. Se trata de la factura simplificada. No te preocupes. Te vamos a ayudar a desentrañar sus misterios.

En España, a principios de 2013, entró en vigor el nuevo reglamento de facturación. Uno de los puntos que recogía era la aparición de la factura simplificada. Su misión era sustituir a los recibos que siempre nos habían dado en el supermercado o en la gasolinera tras el repostaje.

La factura simplificada tiene los mismos datos que ya hemos visto en la factura ordinaria, con una excepción, los del destinatario. Por ejemplo, cuando vas a un establecimiento a comprar una prenda de ropa obtienes una factura simplificada. En ella no constan tus datos, pero sí el pago desglosado con los impuestos. Además, este documento te sirve como justificación de que has desembolsado la cantidad que figura por la compra.

 

¿En qué casos se puede emitir una factura simplificada?

  1. Cuando el importe de la factura es menor a 400 € ( IVA incluido).
  2. En el caso de que se trate de una factura rectificativa, es decir, cuando tienes que modificar alguna anterior. El plazo en el que se puede hacer esta corrección es de 4 años desde que se emitió la original. La rectificación se puede realizar cuando hay datos fiscales erróneos, se devuelven los productos, hay descuentos o bonificaciones tras haberse hecho la compra.
  3. Cuando el importe es inferior a 3.000 € (IVA incluido) y se encuentra dentro de alguno de estos productos o servicios:
    • Venta al por menor
    • Ventas o servicios a domicilio del consumidor
    • Servicios de ambulancia
    • Servicios de hostelería y restauración
    • Transportes de personas y de sus equipajes
    • Servicios de tintorería y lavandería
    • Revelado y servicios de estudios fotográficos
    • Alquiler de películas
    • Salas de baile y discotecas
    • Peluquerías y salones de belleza
    • Utilización de instalaciones deportivas
    • Aparcamiento de vehículos
    • Autopistas de peaje

 

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Factura electrónica, la opción más tecnológica

Otro modo de facturación que cada vez está más en boga es la factura electrónica. Es el modo elegido por la administración para realizar pagos. Si quieres trabajar con una empresa o institución pública es necesario que puedas emitir este tipo de facturas. Las ventajas son, entre otras, que acelera el proceso de facturación y facilita los pagos. Además, reduce todas las tareas administrativas derivadas de almacenar y ordenar facturas y recibos.

Para emitir facturas online es necesario disponer de un certificado electrónico y firma que garanticen la autenticidad de las facturas que se emiten. También hay que contar con el consentimiento de la entidad, empresa o persona que las recibe y un software que te ayude con el trámite. Sin embargo, al igual que las tradicionales, es importante conservar una copia durante el plazo legal previsto.

Y bien, ¿hemos conseguido aclarar tus dudas sobre qué es una factura, qué es un recibo y en qué se diferencian ambos documentos? Si hay algún concepto que aún no te ha quedado claro, estaremos encantados de resolver tu duda en los comentarios.