Como entender una factura electronica

Factura electrónica: ¿Qué es? y ¿cómo se gestiona?

Hasta hace relativamente poco tiempo, recibíamos en nuestra casa y sobre todo en las empresas numerosas facturas de todos los servicios contratados: luz, agua, gas, etc. De hecho, son numerosas las personas mayores que acostumbradas a recibir por correo sus facturas aún dicen: ¿es que no me ha llegado la factura del gas este mes? Esto se debe a que las empresas están empezando a optar por la facturación electrónica.

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Aunque ya es un proceso bastante instalado en las grandes empresas y en algunas de mediano y pequeño tamaño, es verdad que la facturación online y la gestión de las mismas aún están en plena fase de desarrollo y expansión. De hecho, en España hasta este mes de enero no ha sido obligatorio para facturas con la Administración Pública.

Por ello, lo primero que hay que aclarar sobre las facturas electrónicas, es qué son. Pues fácil, son facturas como las de siempre, es decir, justificantes de la entrega de bienes o la prestación de servicios. La única diferencia es que se expiden y reciben en formato electrónico, convirtiéndose en una alternativa para la facturación tradicional.

¿Qué beneficios ofrecen las facturas electrónicas?

A pesar de que aún a muchas empresas les pueda parecer complicado y desdeñoso cambiar su sistema de facturación tradicional por una facturación online, hay que tener en cuenta que las facturas electrónicas tienen muchos beneficios, como por ejemplo:

  • Reduce los costes: de papel, de impresión, de envío y de almacenamiento de las facturas.
  • Acorta los trámites y los tiempos: tanto de realización, como de envío, cobro o reclamación.
  • Mayor rapidez de búsqueda y acceso a las facturas: se accede con un solo clic sin tener que buscar en miles de armarios.
  • Mejora de la productividad de los trabajadores.
  • Mejora del servicio al cliente.
  • Reduce los errores humanos.
  • Moderniza el sistema empresarial y lo actualiza a los tiempos de la sociedad de la información
  • Facilita la lucha contra el fraude
  • Mejora el medio ambiente

¿Cómo gestiono las facturas online?

Además de todos estos beneficios, también hay que tener en cuenta que la gestión de facturas online es mucho más fácil que las de papel. Esto se debe, a la unión de la facturación electrónica con el aprovechamiento de las tecnologías mediante:

  • La gestión de facturas en la nube: Supone el archivo y la ordenación tanto de las facturas como de los documentos en la nube. Esto permite tener disponibilidad para ver las facturas que necesitamos en cualquier momento.
  • La automatización de facturas: Supone la generación de facturas en borrador según los datos indicados de clientes, fechas, vencimientos, tipos impositivos, etc. La empresa tan sólo tiene que revisar el borrador, convertirla en real aceptándolo y se procederá al envío automáticamente al cliente.

Como puedes ver, la unión de la automatización y la gestión en la nube de las facturas electrónicas supone una mejora para ellas, sobre todo en: la gestión y organización de sus documentos contables, en el tiempo y dinero invertido y en la productividad del departamento de administración y contabilidad.

¿Quieres conseguir un mejor control de tu contabilidad empresarial? Las facturas electrónicas y su gestión online pueden ser tu solución.

Fuentes información: