Trucos de Excel

Estos son los 13 mejores trucos de Excel

En la actualidad, si no conoces la palabra Excel es porque has estado viviendo en otro planeta. Sin lugar a dudas, se trata de la aplicación de hoja de cálculo por excelencia, la más extendida en las oficinas de todo el mundo y la que tiene mayor comunidad de fieles. ¿Quieres aprender los mejores trucos de Excel para usarlo como un profesional? Sigue leyendo.

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Aunque los tiempos cambian y la competencia de Google Sheets aprieta fuerte, Excel sigue siendo Excel. Si conoces sus mejores trucos, probablemente seas capaz de hacer casi de todo con esta aplicación. ¿Te gustaría saber cuáles son?

Los 13 trucos de Excel que tienes que conocer ya mismo

Trucos de Excel

1º. Incluir operaciones matemáticas básicas, el primero de los trucos de Excel que debes conocer

Las operaciones matemáticas son una de las funciones más utilizadas y populares en Excel. Las más básicas son:

  • Suma: puede hacerse tanto por celdas separadas como por intervalos. Tiene fórmula. Un ejemplo para sumar las celdas 1 a 10 sería: =SUMA(A1:A10)
  • Resta: sólo hay que usar el signo de la resta. Ejemplo: = A6 – A4
  • Multiplicación: utilizaremos el asterisco. Ejemplo: = A4 * A5
  • División: Incluimos la raya /. Ejemplo: = A4 / A5

2º. Media aritmética

Si trabajamos con muchos datos en nuestra hoja de cálculo, probablemente tengamos que hacer medias aritméticas de vez en cuando. Es muy sencillo, solo hay que usar la fórmula indicada. Por ejemplo: =PROMEDIO (C8:C4)

3º. Seleccionar toda la hoja a la vez

Este es uno de los trucos de Excel más sencillos. Si necesitas copiar los datos de una hoja completa tienes dos opciones para seleccionar todo. Puedes usar el atajo “Ctrl + A” o bien hacer clic en el botón con forma de triángulo situado justo encima del número 1 que define a la primera fila.

4º. Moverte entre distintos archivos de Excel, uno de los trucos de Excel más útiles

Si tienes varias plantillas de Excel abiertas porque necesitas trabajar con todas a la vez, seguro que te resulta un engorro andar minimizando y maximizando para pasar de una a otra. Esta tarea será más sencilla con la combinación de teclas “Ctrl + Tab”, que te permitirá desplazarte rápidamente de una a otra.

5º. Escribir números que empiezan por cero

Si quieres escribir el número 000456 en una celda, por defecto, Excel eliminará los tres ceros y sólo dejará el 456. Para evitar que ocurra esto debes añadir una comilla (‘). Por tanto, en nuestro ejemplo tendríamos que escribir: ‘000456 y así conseguiremos que aparezca el número de seis cifras.

6º. Insertar varias filas o columnas a la vez, uno de los trucos básicos de Excel

Si cuando estás trabajando el documento te percatas de que necesitas incluir, por ejemplo, 10 filas nuevas, entre la 4 y la 5, no hace falta que vayas una por una. Puedes seleccionar con el cursor las 10 filas que quieres incluir y, con el área seleccionada, botón derecho e “Insertar”. Las 10 filas se agregarán a la vez. Con las columnas se hace exactamente igual.

7º. Ocultar algunos datos

Para ocultar todos los datos de una fila o columna y que no se note debes seguir la secuencia: Inicio / Formato / Formato de celdas / Número / Personalizada / Ingresa “…” / Aceptar. Automáticamente todos los datos seleccionados quedarán ocultos y solo serán visibles en la zona de vista previa. Sin duda uno de los trucos básicos de Excel.

8º.  Convertir todo a mayúsculas o a minúsculas, uno de los trucos imprescindibles de Excel

¿Alguna vez has escrito todo en minúsculas y luego tu jefe te ha pedido que lo pongas en mayúsculas “porque sí”? No te preocupes, nos ha pasado a todos. Por suerte, puedes usar una sencilla fórmula para no tener que reescribirlo todo.

Ejemplo: =MAYUSC(B5) para transformar esa celda en mayúscula. Si quieres hacerlo en minúscula usa =MINUSCU. Y si lo que quieres es que deje el primer carácter de la palabra en mayúscula y el resto en minúscula, =NOMPROPIO

9º. Cambiar filas por columnas o columnas por filas

Si has insertado los datos de una fila pero luego decides que habría sido mejor haberlo hecho como columna, ni se te ocurra hacerlo de forma manual. Ahorrarás mucho tiempo con este truco. Primero debes copiarlos con “Ctrl + C”. A continuación, ve a la celda dónde quieras pegarlos y sigue la siguiente secuencia: Inicio / Pegar / Transponer ¿Es este tu favorito de los trucos de Excel que te estamos enseñando? 😉

10º. Crear un hipervínculo

Si incluyes un enlace en la hoja de Excel, por ejemplo, www.vivus.es, automáticamente se convertirá en una dirección web (se verá de color azul y podrás hacer clic para ir a esa web). Sin embargo, si deseas crear un hipervínculo para que no se vea la url, entonces debes usar la siguiente fórmula:

=HIPERVINCULO ( dirección del enlace, texto del enlace )

En nuestro ejemplo: =HIPERVINCULO ( www.vivus.es, “Vivus”)

El resultado será que al hacer clic en la palabra Vivus podrás ir directamente a su web.

11º. Deshacer y rehacer errores, otro de los básicos en esta recopilación de trucos de Excel.

Es una de las funciones más básicas y más utilizadas en los entornos ofimáticos. Si has cometido un error y necesitas deshacerlo, usa la combinación “Ctrl + Z”. Si, por el contrario, pretendes rehacer lo último que hiciste, entonces la combinación es “Ctrl + Y”.

12º. Congelar una fila o columna

Cuando creamos tablas con muchos datos, es muy útil fijar en la hoja solo la fila superior o la primera columna, que son las que incluyen títulos o encabezados. Así podremos desplazarnos por la tabla sin perder de vista lo que significa cada dato. Para conseguirlo basta con seleccionar la fila o columna en cuestión y hacer clic en la opción “Inmovilizar” del menú superior.

13º. La importancia de las teclas de función

Excel utiliza unas teclas de función para agilizar las tareas. Estas son las siguientes:

  • F1:nos muestra la ayuda de Excel.
  • F2:útil para acceder al modo de edición para la celda activa
  • F3:muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre en el caso de que existe un nombre definido.
  • F4: repite la última acción.
  • F5: se muestra el cuadro de diálogo Ir a.
  • F6: permite que nos podamos mover entre los paneles de un libro dividido.
  • F7: muestra el cuadro de diálogo Ortografía.
  • F8: activa el modo Ampliar selección.
  • F9: calcula de forma automática el resultado de las fórmulas de todas las hojas de los libros abiertos.
  • F10: se activa la barra de menús.
  • F11: para crear una hoja de gráfico
  • F12: muestra el cuadro de diálogo Guardar como.

¿Qué te parecen estos 13 trucos? Seguro que tu productividad usando hojas de cálculo va a aumentar después de ponerlos en práctica.

 

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