reuniones de trabajo

Claves para conseguir que tus reuniones de trabajo sean efectivas

Si algún lector conoce a alguien que considere productivas las reuniones de trabajo, que levante la mano. Cada minuto que pierdes en una reunión de trabajo es un minuto que podrías estar dedicando a hacer algo útil, bien en tu trabajo o bien en tu vida personal, pero útil.

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Las reuniones de trabajo han degenerado hasta un punto en el que habría que plantearse si sirven para algo o no:

  • Citas a los asistentes a las 9.00 y se presentan a las 9.10.
  • Tras distintas charlas banales el comienzo de la reunión se alarga hasta las 9.25.
  • No hay orden del día y si lo hay nadie se lo ha preparado.
  • Cuando empiezan a tratarse los temas, siempre se acaba divagando sobre otros asuntos que no tienen nada que ver.
  • Hay gente mirando el móvil.
  • Termina la reunión mucho más tarde de lo previsto y tienes dos sensaciones: o no ha servido para nada o podría haberse resuelto en 15 minutos.

¿Te resulta familiar?

Solo hemos descrito algunos de los puntos recurrentes que se dan en prácticamente todas las reuniones de trabajo del mundo. Por suerte, es posible cambiar esto. En determinadas empresas ya se han dado cuenta de que las reuniones de este tipo son una pérdida de tiempo y han puesto soluciones.

Cómo conseguir que las reuniones de trabajo sirvan para algo

Para conseguir que las reuniones de trabajo sean útiles, efectivas, rápidas y que los asistentes se vayan con la sensación de que no han perdido el tiempo, hay que seguir unas pautas, antes, durante y después de la reunión. Consejos vendo:

Antes de la reunión:

  1. Determinar quién debe estar en la reunión y quién no. A veces se convoca a toda la plantilla (si la empresa es pequeña) o a todo un departamento, cuando bastaría con la asistencia de solo tres o cuatro personas.
  2. Hacer un orden del día y preparar el material que los asistentes deberán leer. El objetivo es que sepan de antemano qué asuntos se van a tratar.
  3. Prever el tiempo mínimo necesario para tratar estos asuntos y añadir diez minutos. A partir de ahí, establecer hora de inicio y de fin de la reunión. Máximo una hora, aunque la mayoría de reuniones pueden resolverse en la mitad de tiempo.
  4. Enviar toda esta información a los convocados junto con una petición para que lleguen cinco minutos antes.

Durante la reunión:

  1. La reunión comienza a la hora prevista, estén presentes o no todos lo asistentes. Nunca se vuelven a explicar puntos ya tratados por inasistencia de un convocado.
  2. Se tratan todos los puntos y se anotan las conclusiones. A ser posible, se nombra a un responsable para el cumplimento de cada punto.
  3. Al finalizar, en menos de cinco minutos se repasan las conclusiones, los responsables y las fechas.
  4. Si por algún motivo la reunión no ha terminado en el tiempo previsto, se suspende y se vuelve a convocar al día siguiente. Aunque esto pueda parecer improductivo, el objetivo es crear el hábito de respetar el tiempo a sabiendas del “castigo” en forma de segunda reunión si no se logra.

Después de la reunión:

Al terminar la reunión, la persona que la ha convocado envía por email un acta-resumen a todos los asistentes. Lo recomendable es que esto no se posponga y se haga tan pronto como sea posible, preferiblemente en el mismo día.

 

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